Hệ thống quản trị nhân sự (HRMS) là gì? Lợi ích và chức năng

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, hệ thống quản trị nhân sự không đơn thuần là công cụ để quản lý nguồn lực mà còn là hệ thống tích hợp đa năng trong việc tối ưu hóa quá trình quản lý và tăng cường hiệu quả làm việc. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng FPT IS tìm hiểu chi tiết hơn về hệ thống này để giúp các doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản trị hiệu quả hơn.

Tham khảo: Chuyển đổi số là gì? Lợi ích, khó khăn và cách triển khai

1. Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS)

Điểm qua những thông tin cơ bản về hệ thống quản lý nhân sự như sau:

1.1. Khái niệm

Hệ thống quản trị nhân sự (HRMS) là phần mềm dùng để hỗ trợ quá trình quản lý nguồn lực cũng như các quy trình liên quan đến vòng đời của nhân sự trong tổ chức. HMRS hỗ trợ nhà quản trị, ban lãnh đạo điều hành và tổ chức quản lý nhân sự một cách hiệu quả.

Thông qua hệ thống quản trị nhân sự, ban lãnh đạo cũng như bộ phận HR có thể quản lý: những thông tin của nhân viên, hợp đồng, thời gian làm việc, năng lực, bảo hiểm, lương thưởng, các hoạt động đào tạo,…

1.2. Phân biệt giữa HRIS và HRMS

Thông thường, nhà quản trị Doanh nghiệp có thể dễ bị nhầm lẫn giữa hai thuật ngữ HRMS (Human resource management system - Hệ thống quản lý nguồn nhân lực) và HRIS (Human resource information system - Hệ thống thông tin nguồn nhân lực). Dưới đây là sự khác biệt giữa 2 hệ thốngthuật ngữ này:

HRMS HRIS Định nghĩa Giám sát các thông tin định tính của nhân viên như hiệu suất hay sự hài lòng của nhân viên.HRMS là một hệ thống hoàn chỉnh, bao gồm cả các tính năng của HRIS, được sử dụng để quản lý thông tin nhân viên và đưa ra những phân tích, báo cáo cho nhà quản trị. Theo dõi các thông tin định lượng của nhân viên như lịch trình hoặc SSN (Social Security Number)

HRIS chỉ đơn giản là một hệ thống cơ sở dữ liệu về nhân sự.

Nói tóm lại, HRIS tập trung những thông tin cơ bản và tự động hóa 1 số quy trình nhân sự.

Người dùng Cấu trúc sẽ bao gồm hệ thống, các chính sách và quy trình tổng thể.

- Bộ phận nhân sự

- Nhân sự trong tổ chức

- Nhà quản lý

Tuân thủ từng lĩnh vực của nhân viên trong tổ chức

- Bộ phận nhân sự

- Nhân sự trong tổ chức

- Nhà quản lý

Tính năng Bao gồm HRIS

- Dữ liệu nhân sự

- Bảng lương

- Quản lý quyền lợi nhân sự

- Chấm công

- Onboarding nhân sự

- Quản lý tài liệu, hợp đồng

- Tuyển dụng, quản lý ứng viên

- Quản lý hiệu quả công việc

- Gắn kết nhân sự

- Báo cáo

- Phân tích số liệu

Gồm có chương trình phần mềm cùng với ERP

- Dữ liệu nhân sự

- Bảng lương

- Quản lý quyền lợi nhân sự

- Chấm công

- Quản lý tài liệu, hợp đồng

- Báo cáo

1.3. HRMS quan trọng với doanh nghiệp hiện đại như thế nào?

Với thời đại công nghệ phát triển, mô hình làm việc của các doanh nghiệp đang dần thay đổi, hình thức làm việc của người lao động từ đó trở nên đa dạng hơn. Vì thế, nhiều tổ chức đã bắt đầu tìm hiểu về phần mềm hệ thống quản trị nguồn nhân lực nhằm nâng cao hiệu quả cũng như không bị lãng phí trong quá trình quản lý nhân sự.

Xem thêm: 5 Bước tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp hiệu quả

2. Lợi ích của hệ thống quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Hệ thống quản trị nhân sự mang lại một loạt các lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển và thành công của tổ chức. Một số lợi ích chính bao gồm:

2.1. Tối ưu quy trình quản lý nguồn nhân lực

Những công việc hành chính và giấy tờ đang chiếm quá nhiều thời gian của nhân sự. Điều này làm họ không thể giải quyết các vấn đề, xây dựng kế hoạch, lên chiến lược hay hoạch định nhân sự hiệu quả được.

Do đó, khi sử dụng phần mềm quản lý nguồn lực giúp nhóm tự động hoá các công việc thủ công, trực tiếp cải thiện năng suất và tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ.

2.2. Theo dõi tiến độ công việc dễ dàng

KPI sẽ là thước đo quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất làm việc cũng như sự tiến bộ của nhân sự. Vì thế, phần mềm hệ thống thông tin quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp đánh giá, tạo bảng điều khiển và theo dõi các chỉ số thiết yếu một cách nhanh chóng.

Ví dụ:

• Quản lý tài năng
• Nghỉ việc
• Thời gian thực hiện các mục tiêu
• Thời gian ở vị trí

2.3. Quản lý đội ngũ nhân sự tốt hơn

Trên hệ thống quản trị nhân sự sẽ cập nhật tự động các chỉ tiêu đánh giá, từ đó quá trình báo cáo cũng được xử lý tự động tuỳ thuộc vào hệ thống quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn. Một vài tác vụ để doanh nghiệp có thể tối ưu hoá như:

• Quản lý thời gian làm việc của từng nhân sự
• Quản lý các biên chế
• Đánh giá hiệu quả công việc
• Các quy trình khi tuyển dụng

2.4. Bảo mật các thông tin dữ liệu của nhân viên

Phần mềm HRMS có tính năng bảo mật các thông tin dữ liệu của nhân sự và mã hoá ngăn chặn truy cập trái phép. Ngoài ra, hệ thống cho phép bộ phận nhân sự kiểm soát quyền truy cập của từng tính năng cụ thể để việc bảo mật thông tin được đảm bảo an toàn hơn.

Tham khảo: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp sản xuất: Xu hướng và giải pháp

3. Các tính năng quan trọng trong hệ thống thông tin quản trị nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tích hợp nhiều tính năng quan trọng giúp tổ chức quản lý và tối ưu hóa nguồn nhân lực một cách hữu hiệu. Dưới đây sẽ là một vài tính năng quan trọng trong hệ thống:

3.1. Quản lý quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng sẽ hiệu quả hơn khi doanh nghiệp có kế hoạch cụ thể và chuẩn hoá. Hệ thống quản trị nhân sự tích hợp nhiều tính năng để hỗ trợ các công việc tuyển dụng như đăng tin trên nhiều nền tảng, lọc CV, cung cấp dữ liệu thống kê hay chuẩn hoá giao tiếp.

3.2. Tối ưu hoá quy trình chấm công

Quản lý chấm công đã trở nên dễ dàng hơn nhờ vào việc sử dụng phần mềm hệ thống với những tính năng khác nhau như:

• Bảng lương hàng tháng tự động
• Hiển thị giờ làm việc thực và công ca giúp nhân sự có thể theo dõi dễ dàng và thuận tiện ở mọi lúc
• Duyệt đơn tự động

3.3. Quản lý các chế độ lương thưởng của nhân sự

Một yếu tố không thể nào thiếu trong doanh nghiệp và cũng là chìa khoá thu hút, giữ chân nhân sự hiệu quả nhất với chế độ lương thưởng công bằng. Doanh nghiệp có thể thiết lập những tiêu chuẩn về lương, KPI, khen thưởng, đãi ngộ thông qua hệ thống. Sau đó, phần mềm sẽ tiến hành phân tích đồng thời kiểm toán lương cho nhân viên.

3.4. Đào tạo và đánh giá hiệu suất

Phần mềm HRMS hỗ trợ từng bộ phận nâng cao kỹ năng và kiến thức thông qua quy trình đào tạo cụ thể cho nhân viên. Bên cạnh đó, hệ thống cho phép xây dựng công cụ đánh giá nhân sự để có thể xác định thế mạnh cũng như điểm hạn chế của bản thân. Khi nhân viên tìm thấy cơ hội phát triển ở doanh nghiệp, họ sẽ có thêm động lực làm việc và cống hiến.

3.5. Phân tích, lên kế hoạch và báo cáo công việc

Một tính năng không kém phần quan trọng trong hệ thống chính là lên kế hoạch, phân tích và báo cáo công việc. Với tính năng này, bộ phận tuyển dụng xác định được ứng viên phù hợp cho mỗi vị trí tương ứng công việc cụ thể.

Vì thế, công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp phân tích thông tin theo thời gian thực đồng thời đưa ra các quyết định đúng đắn hơn.

4. Những tiêu chí lựa chọn hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả

Trên thị trường hiện nay tồn tại rất nhiều phần mềm hệ thống quản trị nhân sự từ các nhà cung cấp khác nhau khiến doanh nghiệp khó đưa ra lựa chọn chất lượng. Sau đây sẽ là 5 tiêu chí quan trọng để tìm được hệ thống phù hợp nhất:

4.1. Xác định và đánh giá nguồn lực của doanh nghiệp

Trước hết, doanh nghiệp nên xác định những thách thức, nhu cầu và mục tiêu về đội ngũ nhân sự. Vì khi hiểu rõ nguồn lực, doanh nghiệp mới có thể đưa ra các tiêu chí, tính năng cần có trong hệ thống quản lý nguồn nhân lực.

4.2. Xác định rõ đối tượng sử dụng hệ thống quản trị

Đối tượng sử dụng phần mềm thường là nhà quản trị, ban lãnh đạo, ngoài ra còn có quản lý bộ phận và nhân viên cũng sẽ trực tiếp sử dụng hệ thống. Doanh nghiệp có thể phân cấp giới hạn truy cập hoặc quyền hạn cụ thể trong hệ thống tương ứng với từng chức vụ khi đã xác định rõ đối tượng sử dụng.

4.3. Xác định nhu cầu của tổ chức

Tiếp đến, liệt kê các tiêu chí quan trọng đối với doanh nghiệp trong hệ thống quản lý và các yếu tố gồm có yêu cầu về công nghệ, vấn đề kinh doanh như nhu cầu tuân thủ điều lệ quốc tế,…

4.4. Tìm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Sử dụng đa dạng phương pháp nghiên cứu từ báo cáo đến trao đổi với nhiều công ty để tạo danh sách những nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu. Sau đó, thu hẹp còn khoảng 5 đến 10 nhà cung cấp để cập nhật thêm thông tin.

4.5. Xem các bản demo của sản phẩm

Tiêu chí này được xem là cách tốt nhất để đánh giá khả năng của module hoặc tính năng của sản phẩm. Từng nhà cung cấp sẽ có một bản demo sản phẩm chi tiết thể hiện rõ về tính năng sản phẩm để doanh nghiệp xác định sản phẩm đó có phù hợp với yêu cầu của tổ chức hay không.

5. Các xu hướng mới nhất trong xây dựng hệ thống quản lý nhân sự

Trong thời đại của sự phát triển công nghệ và thay đổi nhanh chóng trong môi trường kinh doanh, các doanh nghiệp đang đối mặt với áp lực phải đổi mới và cải tiến hệ thống quản trị nhân sự. Dưới đây là một vài xu hướng mới nhất để xây dựng hệ thống:

Tự động hóa các quy trình quản lý

Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế tự động hoá và có thể thực hiện tất cả công việc đã lập trình sẵn với hiệu quả tốt nhất. Phần lớn các doanh nghiệp đều đang sử dụng những ứng dụng quản lý có tính năng tự động hoá này nhằm tiết kiệm công sức và thời gian.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào hệ thống

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI trong hệ thống giúp quá trình quản lý đảm bảo hiệu suất cao. Đây được xem là xu hướng mới của quy trình quản lý nhân lực hiện nay, giúp doanh nghiệp giảm bớt các vấn đề thất thoát thông tin.

Tính năng quản lý từ xa

Nhiều doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc và hiệu suất lao động của nhân viên từ xa nhờ vào phần mềm quản lý nguồn lực. Hiện nay có khá nhiều mô hình doanh nghiệp làm việc giữa văn phòng và nhà, giúp việc quản lý nhân sự hiệu qủa và giảm bớt gánh nặng trong công tác vận hành.

6. Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả, hiện đại với FPT.iHRP

Hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả cần tối ưu toàn diện các điểm chạm trong hành trình ứng viên, nhân viên, lãnh đạo, bộ phận nhân sự. Với khả năng tích hợp mở rộng linh hoạt, Bộ Giải pháp Chuyển đổi số Ngành Nhân sự - FPT.iHRP do FPT IS phát triển giúp phân tích từng điểm chạm, đối chiếu với quy trình vận hành của doanh nghiệp.

• Đầy đủ phân hệ, linh hoạt đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự của bất kỳ tổ chức/doanh nghiệp nào: Chấm công, Đánh giá, Tuyển dụng, Đào tạo, Thuê, Khen thưởng, Lương thưởng, Bảo hiểm…
• Số hóa hơn 95% các quy trình nghiệp vụ nhân sự từ thủ công sang trực tuyến.
• Khả năng vận hành đa nền tảng (web, mobile)
• Khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống toàn cầu, hệ thống nội bộ, cũng như các hệ thống thuế, bảo hiểm của cơ quan Nhà nước tại Việt Nam.
• Dễ dàng triển khai trên mọi hạ tầng
• Hệ thống mở, nhiều cấp độ hoạt động
• Đặt biệt, FPT.iHRP có thể kết nối với hệ sinh thái số toàn diện trong FPT: ứng dụng các công nghệ thông minh từ nền tảng FPT.AI, cũng như kết nối Hệ sinh thái số trong FPT như Hệ thống FPT.eLearning, Chữ ký số FPT.eSign, Hợp đồng điện tử FPT.eContract, Thuế TNCN FPT.ePIT,… giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, đặc biệt trong lĩnh vực nhân sự.

Các bài viết liên quan:

• Hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến Elearning tốt nhất
• Chuyển đổi số chính phủ - Xu thế tất yếu của mỗi quốc gia

FPT IS mong rằng những thông tin về hệ thống quản trị nhân sự được cung cấp trong bài viết trên đã mang lại những giá trị hữu ích cho tổ chức/doanh nghiệp. Các đơn vị có nhu cầu tìm hiểu thêm về giải pháp FPT.iHRP, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia của FPT IS tư vấn và demo miễn phí.