Chuyên Viên Tổ Chức Sự Kiện là gì? Công việc, kỹ năng và Mức lương

Nhằm tiếp cận gần hơn với khách hàng / đối tác, cùng nhau trao đổi và gợi mở những giải pháp cung ứng sản phẩm, cải tiến chất lượng, mở rộng uy tín thương hiệu, các doanh nghiệp đều phải thông qua hình thức tổ chức sự kiện. Đảm nhận chính cho nhiệm vụ này là đội ngũ chuyên viên tổ chức sự kiện, trực thuộc phòng truyền thông hoặc phòng Marketing của doanh nghiệp. Thông qua bài viết hôm nay của Ms. Uptalent, chúng ta sẽ khám phá tất tần tật mọi thứ về công việc năng động, đầy tiềm năng này. MỤC LỤC: 1. Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì? 2. Công việc chính của chuyên viên tổ chức sự kiện 3. Yêu cầu kỹ năng đối với chuyên viên tổ chức sự kiện 4. Mức lương dành cho chuyên viên tổ chức sự kiện >>>> Tìm việc làm Marketing tại HRchannels.com

1. Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?

Chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Executive) là người phụ trách triển khai các hoạt động giao lưu, tiếp xúc giữa doanh nghiệp và khách hàng/ đối tác tiềm năng. Chuyên viên Event sẽ trực tiếp thiết lập kế hoạch và điều phối thực hiện, đảm bảo sự an toàn, thuận lợi trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, đồng thời mang đến kết quả tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà tổ chức kỳ vọng.

Tùy theo ngành nghề hoạt động và mục tiêu sự kiện mong muốn đạt được mà tính chất sự kiện do chuyên viên Event tổ chức sẽ khác nhau. Ví dụ:

• Sự kiện thể thao cần sự sôi động, không gian sân bãi rộng

• Sự kiện trao đổi bàn luận nên có không gian riêng biệt tại hội trường, hội nghị có sức chứa vừa đủ

• Sự kiện quảng bá lương thực nên tổ chức ở các khu chợ, hay tại siêu thị

• Sự kiện quảng bá game online có thể tổ chức tại hội chợ triển lãm trò chơi hoặc sử dụng phương thức trực tuyến.

2. Công việc chính của chuyên viên tổ chức sự kiện

Những nhiệm vụ chính mà mọi chuyên viên tổ chức sự kiện đều phải thực hiện gồm có:

2.1. Phối hợp làm việc nhóm cùng các bên liên quan

• Liên hệ các đối tác bên ngoài doanh nghiệp để chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết cho sự kiện (mặt bằng, phòng họp, bàn ghế, cổng chào…)

• Tổng hợp danh sách những phòng ban chuyên môn phối hợp cùng chuyên viên tổ chức sự kiện thực hiện kế hoạch

• Thiết lập danh sách chi tiết các nhân sự của từng phòng ban sẽ tham gia vào các khâu trong sự kiện

• Tổ chức họp, giải thích rõ ràng mọi yêu cầu trong kế hoạch triển khai phần việc của từng người

2.2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

• Tổng hợp mọi thủ tục, hồ sơ đã ký kết liên quan đến sự kiện (hợp đồng ký kết, biên bản bàn giao nhiệm vụ…)

• Thiết lập kế hoạch sự kiện chi tiết gồm ý tưởng các hoạt động trong sự kiện, thành phần tham gia, số lượng người dự kiến, ngân sách dự trù, lịch trình, rủi ro cần dự phòng…

• Diễn giải kế hoạch tổ chức sự kiện trước ban lãnh đạo để có được sự phê duyệt

• Chỉnh sửa kế hoạch theo yêu cầu từ ban lãnh đạo và tái diễn giải đến khi được duyệt.

• Truyền tải thông tin kế hoạch đã phê duyệt đến các nhân sự tham gia tổ chức sự kiện.

2.3. Kiểm soát tiến trình triển khai

• Phân công nhiệm vụ đúng người, đúng việc

• Kiểm soát chặt chẽ tiến trình triển khai tổ chức sự kiện theo kế hoạch thống nhất

• Đánh giá mỗi ngày, kịp thời phát hiện vấn đề gây trì trệ tiến độ thực hiện

• Trực tiếp đến hiện trường đốc thúc nhân viên, đối tác hoàn thành đúng tiến độ cam kết.

• Linh hoạt triển khai phương án xử lý khẩn cấp từ những nguồn lực dự phòng đã được đề xuất trong kế hoạch hoặc trong phạm vi quyền hạn cho phép

• Giữ liên lạc thường xuyên với quản lý để kịp thời xin chỉ đạo xử lý.

2.4. Thiết lập báo cáo định kỳ

• Tổng hợp số liệu, hình ảnh liên quan đến tiến độ triển khai tổ chức sự kiện mỗi ngày

• Phân tích và thiết lập báo cáo định kỳ gửi quản lý

• Trực tiếp giải trình những báo cáo phản ánh tình hình khó khăn hoặc trễ tiến độ lớn trong quá trình triển khai

• Báo cáo tổng kết mọi khía cạnh liên quan đến sự kiện (tổng chi phí, số lượng người tham gia, số lượt tương tác, hiệu quả tiêu thụ sản phẩm tại sự kiện…) sau khi sự kiện kết thúc.

2.5. Tham mưu cho ban lãnh đạo

• Phân tích dữ liệu thu thập cả trong doanh nghiệp (ngân sách, nhân sự, sản phẩm…) và ngoài doanh nghiệp (thị hiếu tiêu dùng, sự kiện của đối thủ cạnh tranh, hình thức tổ chức sự kiện hiện đại…) để có nhiều sự lựa chọn tốt cho nhu cầu tổ chức sự kiện

• Đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện hiệu quả dựa trên những số liệu nghiên cứu phân tích cụ thể.

• Trực tiếp phản biện những thắc mắc, phản hồi của quản lý và ban lãnh đạo về ý tưởng và những nguồn lực để hiện thực hóa ý tưởng đó.

2.6. Xây dựng kho dữ liệu tổ chức sự kiện

• Lưu trữ, bảo mật mọi hình ảnh, báo cáo kết quả, hợp đồng cung cấp của đối tác… của tất cả các sự kiện đã tổ chức.

• Trích xuất dữ liệu tổ chức sự kiện trong quá khứ có giá trị minh chứng năng lực của doanh nghiệp để đưa vào truyền thông cho sự kiện hiện tại.

3. Yêu cầu kỹ năng đối với chuyên viên tổ chức sự kiện

Một công việc năng động, đòi hỏi nhiều sự sáng tạo như chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ kiến tạo nhiều thành công hơn nếu chuyên viên Event sở hữu những kỹ năng sau:

3.1. Khả năng sáng tạo cao

Sự kiện là nét độc đáo mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp. Do đó, cùng một loại hình sự kiện nhưng mỗi chuyên viên Event phải kiến tạo những màu sắc riêng biệt, không trùng lặp. Có như vậy, ấn tượng doanh nghiệp tạo ra mới dễ ghi sâu trong lòng những người tham gia, sau này khi nhắc đến sự kiện là họ nhớ ngay đến sản phẩm, liên tưởng ngay đến thương hiệu. ​​​​​​​

3.2. Kỹ năng phân tích, đánh giá

Chuyên viên tổ chức sự kiện có thể ấp ủ rất nhiều sáng kiến cho sự kiện của doanh nghiệp, tuy nhiên, sự kiện tâm đắc nhất chưa chắc là sự kiện sẽ được phê duyệt. Bởi lẽ, mục tiêu cao nhất khi tổ chức sự kiện vẫn là quảng bá sản phẩm, thu hút thị phần, mở rộng mối quan hệ đối tác.

Chính vì vậy, để biết ý tưởng tổ chức sự kiện nào mới thật sự là “chân ái”, chuyên viên tổ chức sự kiện phải sở hữu năng lực tổng hợp thông tin (sở thích khách hàng, ưu điểm sản phẩm, ngân sách sự kiện…), cùng khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm phân tích số liệu. Những con số đơn lẻ khi kết hợp lại với nhau sẽ cho ra những con số “biết nói”, mách nước cho chuyên viên có được sự lựa chọn tốt nhất.

3.4. Kỹ năng xây dựng kế hoạch chi tiết

Tổ chức sự kiện như một chuỗi mắt xích, hoạt động này nối tiếp, hỗ trợ cho hoạt động kia. Chính vì vậy, năng lực xây dựng kế hoạch của chuyên viên tổ chức sự kiện không thể dừng ở mức tổng quan vĩ mô, mà phải kết hợp cùng nhiều chuyên gia để đạt độ chi tiết vi mô đến từng tiểu tiết nhỏ trong quá trình thực hiện.

Năng lực này giúp chuyên viên tổ chức sự kiện thuận lợi rất nhiều trong các bước:

• Diễn giải ý tưởng để kế hoạch được phê duyệt nhanh

• Phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên trong đội nhóm tổ chức sự kiện

• Kiểm soát tiến độ triển khai, kịp thời điều chỉnh kế hoạch phù hợp thực tế…

3.5. Kỹ năng đàm phán, thương thuyết

Hoàn tất phần việc trong doanh nghiệp, chuyên viên Event phải tiếp tục phần việc bên ngoài doanh nghiệp, cụ thể là đàm phán, thương thảo hợp đồng cung cấp, mua sắm dịch vụ từ các đối tác.

Một số doanh nghiệp lớn sẽ cho các đối tác đấu thầu, nhưng hầu hết là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên trực tiếp chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ tìm kiếm, liên hệ, trao đổi công việc và thương thảo các điều kiện ràng buộc hợp tác (nội dung, giá cả, thời gian cung cấp…). Kỹ năng đàm phán giỏi sẽ giúp chuyên viên vừa tiết kiệm chi phí, vừa an tâm chất lượng dịch vụ nhận được.

3.6. Kỹ năng quản trị rủi ro

Khi sự kiện đang được triển khai, những sự cố phát sinh vẫn có thể xảy ra. Lúc này, doanh nghiệp không thể họp ngay để bàn phương án xử lý nên rất dễ gây ra thiệt hại. Tuy nhiên, thiệt hại hoàn toàn có thể tránh được hoặc giảm thiểu tối đa nhờ vào kỹ năng quản trị rủi ro của chuyên viên tổ chức sự kiện. Thông qua kinh nghiệm và bài học từ sự kiện khác, chuyên viên Event có thể xây dựng những tình huống giả lập và xây dựng kế hoạch dự phòng ứng phó hiệu quả khi cần thiết.

3.7. Kỹ năng giao tiếp, mở rộng mối quan hệ

Bao gồm cả:

• Giao tiếp trong doanh nghiệp để xây dựng mối quan hệ tốt với các phòng chuyên môn, với nhân sự tổ chức sự kiện. Qua đó, chuyên viên Event an tâm có được đội nhóm tổ chức sự kiện đoàn kết, tuân thủ mọi chỉ đạo.

• Giao tiếp ngoài doanh nghiệp để có thêm nhiều đối tác cung cấp chất lượng, giá thành cạnh tranh, cũng như thuận lợi mời được những đối tác uy tín, có sức ảnh hưởng lớn tham gia các hoạt động do chuyên viên tổ chức sự kiện thực hiện.

3.8. Khả năng chịu áp lực cao, bình tĩnh trong mọi tình huống

Áp lực chắc chắn là điều luôn hiện hữu vì trách nhiệm của chuyên viên tổ chức sự kiện đã vươn lên tầm quản lý chứ không chỉ còn là thực thi như khi còn là nhân viên nữa. Để vượt qua áp lực này, chuyên viên tổ chức sự kiện cần trang bị cho mình khả năng bình tĩnh trước nhiều tình huống, tự động viên tinh thần trước nhiều thử thách. Khả năng này sẽ được rèn luyện theo thời gian triển khai thực tế công việc, bởi lẽ, kinh nghiệm càng nhiều thì sự linh hoạt tìm giải pháp ứng phó càng nhạy bén.

4. Mức lương dành cho chuyên viên tổ chức sự kiện

Chuyên viên tổ chức sự kiện là những nhân sự có nhiều kinh nghiệm, một số người còn đảm nhận các vai trò quản lý nhóm, quản lý phòng ban. Cùng với đó là những yêu cầu công việc mang tính chất giao thoa giữa cấp độ vi mô và vĩ mô nên vị trí chuyên viên tổ chức sự kiện luôn nằm trong nhóm lương cao

• Kinh nghiệm 1 - 2 năm: 10 - 12 triệu đồng/ tháng

• Kinh nghiệm 3 - 4 năm: 13 - 18 triệu đồng/ tháng

• Kinh nghiệm trên 5 năm: 19 - 25 triệu đồng/ tháng

Tổ chức sự kiện là hình thức quảng bá thương hiệu mang lại giá trị cao cho mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Ngày nay, sự kiện có thể tổ chức online hoặc offline rất linh hoạt, tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả mang lại. Điều này cho thấy, dù công nghệ có phát triển đến đâu thì sự hiện diện của chuyên viên tổ chức sự kiện trong rất nhiều ngành nghề vẫn không hề mai một. Cũng chính vì vậy, Ms. Uptalent đã đưa công việc này vào danh sách vị trí tiềm năng cho hành trình sự nghiệp lâu dài. - HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp Hotline: 08. 3636. 1080 Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com Website: https://hrchannels.com/ Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam Nguồn ảnh: internet