NDA là gì? 5 thông tin cần biết về bảo mật điều khoản hợp đồng

Bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp trở nên ngày càng quan trọng. Một công cụ quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin phổ biến hiện nay là Hợp đồng Bảo mật (NDA). Vậy, NDA là gì, và tại sao nó lại quan trọng? Hãy cùng TopCV khám phá những điều cơ bản và quan trọng nhất về NDA trong bài viết này.

NDA là gì?

NDA là viết tắt của Non-Disclosure Agreement, tạm dịch là Thỏa thuận không tiết lộ thông tin. Đây là một thỏa thuận pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên, trong đó các bên cam kết không tiết lộ bất kỳ thông tin nào được chia sẻ trong quá trình hợp tác hoặc làm việc.

Trong công việc, nhân viên nhân sự, nhà quản lý cần hiểu rõ về NDA nhằm quản lý, bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro thông tin bị tiết lộ và đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Các loại bảo mật NDA hiện nay

Hiện tại, có nhiều cách để phân loại bảo mật NDA, bạn có thể tham khảo 2 cách phân loại chính sau đây để xe loại NDA nào phù hợp với hợp đồng, thỏa thuận của bạn.

Phân loại theo các bên liên quan

Theo các bên liên quan, NDA sẽ được phân chia thành 3 loại phổ biến mà bạn có thể tham khảo, mỗi loại NDA phản ánh một cấu trúc hợp đồng duy nhất, phù hợp với các tình huống cụ thể trong thế giới kinh doanh và pháp lý. Cụ thể như sau:

• NDA đơn phương (One-way NDA): NDA đơn phương là thỏa thuận giữa một bên A và một bên B, trong đó chỉ có một bên cam kết bảo mật thông tin. Bên còn lại không cần phải thực hiện cam kết bảo mật thông tin.
• NDA song phương (Two-way NDA): NDA song phương là một thỏa thuận giữa hai bên, trong đó cả hai bên đều được bảo vệ và cam kết không tiết lộ thông tin bảo mật cho bên thứ 3.
• NDA đa phương (Multilateral NDA): NDA đa phương là một thỏa thuận giữa ba hoặc nhiều bên, trong đó luôn có ít nhất một bên đảm nhiệm chia sẻ thông tin cho các bên khác và yêu cầu thông tin đó phải được bảo mật.

Phân loại theo thời hạn NDA

Bên cạnh cách phân chia dựa vào các bên liên quan, bảo mật NDA cũng được phân loại theo thời hạn ký kết. Theo đó, sẽ có 2 loại NDA bao gồm:

• NDA có thời hạn: Là những bản bảo mật NDA được ký kết và yêu cầu thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Sau thời gian đó, các bên liên quan có thể tiết lệ các thông tin liên quan đến bảo mật.
• NDA không có thời hạn: Là những thỏa thuận bảo mật NDA không có thời hạn về cam kết bảo mật thông tin trong các bản hợp đồng, ký kết liên quan.

>>> Xem thêm: Chuyên viên pháp lý là gì và những thông tin liên quan cần biết

4 lý do cần bảo mật NDA

Vậy, lý do cần sử dụng bảo mật NDA là gì? Dưới đây sẽ là một số lý do giải thích vì sao các tổ chức, doanh nghiệp hoặc các cá nhân cần sử dụng NDA:

• Bảo vệ thông tin an toàn: Bảo vệ các thông tin quan trọng của các bên liên quan trong hợp đồng, thỏa thuận.
• Bảo vệ lợi thế cạnh tranh: Khi thông tin nhạy cảm bị tiết lộ, đối thủ cạnh tranh có thể sử dụng thông tin đó để phát triển sản phẩm, dịch vụ mới, chiếm lĩnh thị trường,... Điều này có thể khiến doanh nghiệp mất lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
• Bảo vệ uy tín các bên: Thông tin bảo mật có thể bao gồm thông tin về kế hoạch kinh doanh, hoạt động nội bộ,... Nếu thông tin này bị tiết lộ, có thể gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp, khiến khách hàng và đối tác mất niềm tin.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Đối với những thông tin nhạy cảm như bí mật nhà nước, thông tin cá nhân, NDA sẽ giúp bảo vệ những thông tin này trước pháp luật.

Thành phần chính trong NDA là gì?

Việc thành lập NDA trong ký kết hợp đồng, thỏa thuận cần đảm bảo NDA có đầy đủ những thông tin, thành phần chính cần thiết. Vậy, những thông tin, thành phần chính cần thiết của NDA là gì? Cùng tìm hiểu ngay 4 thành phần chính sau đây nhé:

Thông tin về điều khoản bảo mật

Điều khoản bảo mật là điều khoản quan trọng nhất trong NDA, quy định về thông tin nhạy cảm cần được bảo mật. Những điều khoản bảo mật cần được soạn thảo rõ ràng và cụ thể để tránh những tranh chấp có thể xảy ra.

Những điều khoản bảo mật thường gặp ví dụ như:

• Định nghĩa, danh sách về thông tin nhạy cảm
• Thông tin bảo mật là thông tin có giá trị kinh tế, thương mại hoặc bí mật cá nhân, nếu bị tiết lộ có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Điều khoản này cần quy định rõ ràng về các loại thông tin được coi là nhạy cảm, bao gồm:
• Thông tin về sản phẩm, dịch vụ, kế hoạch kinh doanh,...
• Thông tin về nhân viên, khách hàng, đối tác,...
• Thông tin tài chính, kế toán,...
• Thông tin bí mật của doanh nghiệp, thông tin cá nhân,...
• Phạm vi áp dụng của thỏa thuận
• Điều khoản này quy định về phạm vi áp dụng của thỏa thuận, bao gồm các thông tin nhạy cảm được chia sẻ trong quá trình nào, bởi các bên nào.

Thời hạn và điều khoản chấm dứt bảo mật

Điều khoản này quy định về thời hạn bảo mật thông tin và các trường hợp chấm dứt bảo mật. Thời hạn có thể được đặt cố định hoặc có thể liên quan đến việc đạt được một mục tiêu cụ thể. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin chỉ được tiết lộ trong khoảng thời gian cần thiết.

Các trường hợp chấm dứt bảo mật thông tin có thể ví dụ như:

• Các bên tự nguyện thỏa thuận chấm dứt bảo mật thông tin.
• Thông tin nhạy cảm đã trở thành thông tin công khai.
• Thông tin nhạy cảm được chia sẻ cho bên thứ ba với sự đồng ý của các bên.
• Lưu ý rằng, thời hạn bảo mật thông tin cần được xác định phù hợp với tính chất của thông tin. Bên cạnh đó, các trường hợp chấm dứt bảo mật thông tin cần được quy định rõ ràng để tránh những hiểu lầm có thể xảy ra.

Nghĩa vụ của các bên có liên quan

Phần nội dung trong NDA sẽ mô tả nghĩa vụ cụ thể của 2 bên. Thông tin này có thể bao gồm các yêu cầu như việc duy trì mức độ bảo mật nhất định, không tiết lộ thông tin cho bất kỳ bên thứ ba nào không có sự cho phép, hay việc sử dụng thông tin chỉ cho mục đích cụ thể. Những nghĩa vụ này cần được xây dựng cụ thể và có tính khả thi trong quá trình thực hiện thỏa thuận NDA.

Biện pháp xử lý khi vi phạm NDA là gì

Bên cạnh những nội dung ở trên, bạn cũng xây dựng thêm thông tin về những biện pháp xử lý khi vi phạm NDA là gì trong thỏa thuận này. Lưu ý rằng, các biện pháp xử lý vi phạm trong NDA cần được quy định cụ thể và có tính răn đe. Một số biện pháp xử lý khi vi phạm hợp đồng NDA mà bạn có thể tham khảo ví dụ như:

• Buộc bồi thường thiệt hại cho bên bị vi phạm.
• Đình chỉ hoặc chấm dứt thỏa thuận.
• Yêu cầu bên vi phạm thực hiện nghĩa vụ bảo mật thông tin.

Quy trình thiết lập, giám sát thực hiện NDA trong doanh nghiệp

Việc thiết lập và giám sát thực hiện NDA là một công việc quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin nhạy cảm. Để thực hiện NDA, doanh nghiệp có thể tham khảo 4 bước cơ bản sau và áp dụng linh hoạt cho tổ chức của mình:

Đề nghị nhân viên ký NDA theo quy định

Theo Bộ Luật Lao động năm 2019, Điều 85 quy định rằng, nhân viên khi làm việc tại doanh nghiệp cần có trách nhiệm bảo vệ tài sản, các bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu vi phạm, nhân viên đó sẽ phải chịu hình thức kỷ thuật theo quy định.

Do đó, bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình thiết lập và giám sát thực hiện NDA chính là giúp nhân viên hiểu rõ về tầm quan trọng của NDA và thực hiện ký kết thỏa thuận. Doanh nghiệp cần đề nghị tất cả nhân viên có liên quan ký NDA, bao gồm nhân viên hiện tại, nhân viên mới, nhân viên tạm thời,...

Trước khi đề nghị nhân viên ký NDA, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng NDA đã được soạn thảo phù hợp với nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp. NDA cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và có tính khả thi. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần giải thích cho nhân viên về tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin nhạy cảm và các nghĩa vụ của nhân viên khi ký NDA.

Triển khai quá trình thực hiện NDA

Sau khi nhân viên đã ký NDA, doanh nghiệp cần triển khai quá trình thực hiện NDA. Bao gồm các hoạt động sau:

• Tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo để phổ biến NDA cho nhân viên hiểu về NDA.
• Thiết lập các biện pháp bảo mật thông tin phù hợp với NDA, chẳng hạn như sử dụng các biện pháp bảo mật thông tin điện tử, thiết lập hệ thống bảo mật phù hợp với doanh nghiệp,...

Thực hiện xử lý NDA khi nhân viên thôi việc

Khi nhân viên thôi việc, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý NDA. Việc xử lý NDA khi nhân viên thôi việc bao gồm các hoạt động sau:

• Thu hồi tất cả các tài liệu, thiết bị chứa thông tin nhạy cảm của nhân viên thôi việc.
• Yêu cầu nhân viên thôi việc ký cam kết không tiết lộ thông tin nhạy cảm trong một thời gian nhất định.

>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ việc/thôi việc chuẩn cập nhật 2023

Giám sát thực hiện và xử lý vi phạm nếu có

Doanh nghiệp cần giám sát thực hiện NDA một cách thường xuyên để đảm bảo các bên thực hiện đúng nghĩa vụ của mình. Việc giám sát thực hiện NDA bao gồm các hoạt động sau:

• Kiểm tra, giám sát việc thực hiện NDA: Doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm tra, giám sát việc thực hiện NDA thông qua các hình thức ví dụ như thăm dò ý kiến nhân viên, phỏng vấn nhân viên, kiểm tra hồ sơ, tài liệu.
• Xử lý vi phạm NDA nếu có: Khi phát hiện có vi phạm NDA, doanh nghiệp cần xử lý vi phạm kịp thời và đúng quy định.

Mẫu biên bản NDA tham khảo

Nếu bạn chưa biết nên xây dựng biên bản NDA như thế nào, hãy cùng tham khảo mẫu biên bản NDA sau đây và chỉnh sửa để phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình.

Tải về máy

NDA là một trong những thông tin pháp lý quan trọng mà người làm nhân sự, nhà quản lý trong doanh nghiệp cần hiểu để bảo vệ thông tin bảo mật của tổ chức. Hy vọng với bài viết này, bạn đã hiểu hơn về NDA là gì.

Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm Nhân sự, hãy truy cập TopCV.vn để tìm kiếm việc làm phù hợp. Tại TopCV.vn, bạn có thể tìm thấy hàng ngàn tin tuyển dụng Nhân sự chất lượng, được cập nhật thường xuyên mỗi ngày. Bạn cũng có thể tìm kiếm các cơ hội việc làm theo vị trí, ngành nghề, kinh nghiệm, kỹ năng,... của mình dễ dàng và nhanh chóng hơn tại TopCV.