CẨM NANG QUẢN TRỊ

Cho đến nay, trước việc có nhiều nhận thức khác nhau về hai vị trí này càng phổ biến. Để giúp các bạn phân biệt được sự giống và khác nhau của hai vị trí trên chúng tôi đã có cuộc trao đổi với TS. BP Việt Anh Tổng giám đốc EAS Việt Nam đồng thời là chuyên gia đào tạo Trợ lý, Thư ký Chuyên nghiệp Quốc tế để làm rõ các vấn đề này.

Thưa Anh, Hiện nay có nhiều ý kiến cho rằng hai vị trí Trợ lý và Thư ký là giống nhau anh nghĩ gì về ý kiến này?

TS. BPVA: Trước tiên phải khẳng định đây là hai vị trí hoàn toàn tách biệt, khác biệt nhau tuy nhiên, do mô hình quản trị, quy mô quản trị mà đôi khi người ta hoán đổi chức năng các vị trí trên và coi như chúng giống nhau (thực chất là làm thay nhau).

Cả hai vị trí trên đều phục vụ cho Lãnh đạo doanh nghiệp hay tổ chức nhưng ở mức độ, tính chất và phạm vì là hoàn toàn khác nhau.

Lưu ý chúng ta cần phải thống nhất trước là chúng ta đang bàn về làm việc chuyên nghiệp nhé tránh tình trạng nhiều người thậm chí chuyên gia cũng cứ “tặc lưỡi” cho hai vị trí này là một vì họ làm các mô hình nhỏ kiểu công ty TNHH một mình ta!!! Nên nhiều khi 4 đến 5 chức vụ trên một người!

Ta đi tìm hiểu cụ thể nhé:

Thư ký là gì: thư ký là người thực hiện việc quản lý các công việc mang tính hành chính của lãnh đạo từ việc tiếp khách đến chuẩn bị nội dung họp, lịch trình cho lãnh đạo gồm có thư ký văn phòng và thư ký giám đốc. Trước kia, công việc của thư ký văn phòng hay thư ký giám đốc là chỉ phải thực hiện các chức năng công việc liên quan đến ghi chép biên bản, các ý kiến chỉ đạo từ cấp trên. Ngày nay, chức năng công việc và nhiệm vụ của vị trí thư ký đã được mở rộng hơn, khiến thư ký trở thành một nghề phổ biến và khá thu hút các ứng viên trong xã hội hiện đại.

Để có một thư ký giỏi chúng tôi phải đào tạo trong từ 6 đến 18 tháng đối với một nhân sự sau tốt nghiệp THPT là đảm bảo nhiệm vụ mọi cấp độ.

Trợ lý là gì: Là người cộng sự trực tiếp chia sẻ nhiệm vụ cùng lãnh đạo trong việc hoạch định chiến lược cho đến tác vụ hàng ngày nói ngăn gọn hơn thì trợ lý đảm bảo công việc vận hành của lãnh đạo được thông suốt thậm trí có thể thay lãnh đạo đàm phán, giám sát nhân sự khi cần.

Để có một trợ lý giỏi cấp quốc tế chúng tôi phải đào tạo từ 18 đến 24 tháng mới thực sự có một trợ lý đảm đương trọng trách thực sự trong doanh nghiệp bên cạnh một lãnh đạo tài ba. Các bạn cần nhớ một trợ lý giỏi được coi là “Vua không ngai” chứ không phải như nhiều đơn vị đào tạo hiện nay có vẻ chỉ đào tạo mảng việc của thư ký chứ họ chưa tiếp cận được mảng công việc thực thụ mà trợ lý cần phải nắm bắt và thực hiện hiệu quả.

Theo ông có những điểm giống nhau và khác nhau nào giữa hai vị trí trên để giúp các bạn trẻ phân biệt được?

TS.BPVA: Nếu để ý tinh thì trên tôi đã phân tích là đủ rõ rồi. Tuy nhiên, tránh việc hiểu chưa đầy đủ thì tôi xin nhắc lại để chúng ta hình dung. Áo khoác choàng và áo vest đều là áo mặc bên ngoài giữ ấm nhưng bạn biết đấy áo khoác choàng chỉ mặc khi ta ra bên ngoài chả ai mặc khi ngồi trong phòng cả. Trong khi đó vest được mặc cả trong và ngoài. Vậy thì nếu coi trợ lý là vest thì áo choàng ngoài là thư ký.

Cho nên, phân biệt điểm khác giữa trợ lý và thư ký chính là trợ lý là một người trực tiếp tham gia vận hành và quản trị tổ chức dưới sự cho phép của lãnh đạo. Còn thư ký chỉ phụ trách mảng hành chính của lãnh đạo. Thư ký luôn tháp tùng cùng lãnh đạo còn trợ lý có thể làm việc độc lập được tất nhiên trọ lý cũng tháp tùng cùng lãnh đạo trong các tác vụ nhé.

Tóm lại hai vị trí trên đều quan trọng tuy nhiên trước đây, ở Việt Nam chưa có trường ĐH nào có chuyên ngành riêng cho lĩnh vực này nên hầu hết nhân sự làm việc cho vị trí trên đều là kiêm nhiệm và lấy từ một ngành kinh tế nào đó sang dẫn tới nhân sự làm thư ký hay trợ lý rất thiếu và yếu năng lực làm việc. Hiện nay, EAS Việt Nam có Khoa Trợ lý cấp cao quốc tế có chuyên ngành này đã góp phần giảm áp lực cho nhân sự khi tìm kiếm sự đam mê trong lĩnh vực này.

Theo anh các bạn trẻ muốn trở thành trợ lý và thư ký chuyên nghiệp cần làm gì để có thể đáp ứng các yêu cầu cao của nghề trên?

TS.BPVA: Đầu tiên các bạn cần phải nhận thức rõ đây là một nghề “kén người” đòi hỏi cả tính cách, năng lực, kỹ năng và nhân cách!. Tuy nhiên các bạn hoàn toàn có thể thực hiện được ước mơ nếu có một môi trường đủ chuyên nghiệp đủ mạnh để chúng ta “tắm mình” trong đó rồi thay đổi như kỳ vọng. Nên nhớ, không thể học vài tuần hay vài tháng để làm trợ lý hay thư ký mà giỏi được! vì như vậy chỉ có một tí kỹ năng hành chính thôi chứ nghiệp vụ quản trị thì e là chưa thể đảm bảo. Đó là chưa nói đến chất lượng nhé. Nếu gặp khó khăn hãy cứ liên hệ đến EAS Việt Nam bạn sẽ có được mọi thứ bạn cần cho nghề đó! (cười)

Xin cám ơn anh rất nhiều đã chia sẻ những kiến thức bổ ích, xin chúc anh có nhiều sức khoẻ để hoàn thành sứ mệnh của anh.

Cùng tham gia nhóm "Nghề Trợ Lý & Thư Ký Chuyên Nghiệp Khó Hay Dễ" để tìm hiểu thêm các chia sẻ và thông tin về nghề: