Trong Excel nhiều khi người soạn thường để họ và tên chung 1 cột. Tuy nhiên khi chúng ta làm việc thì lại cần tách họ tên ra thành cột họ tên đệm và tên. Nếu làm thủ công từng hàng một thì sẽ rất mất thời gian nếu như danh sách dài đến hàng chục hay thậm chí hàng trăm. Vậy làm thế nào để tách họ và tên thành hai cột riêng biệt trong Excel?
2 cách tách họ tên trong Excel phổ biến
Như các bạn đã biết, phiên bản Excel 2013 trở lên được thiết kế thêm công cụ Flashfill nhằm giúp người sử dụng thuận tiện hơn trong việc tách họ và tên đệm trong khi thao tác. Xem đầy đủ hướng dẫn tại bài viết này nhé:
> Xem thêm: Tách họ và tên thành cột riêng trong quản lý nhân sự bằng Excel
Tuy nhiên, nếu như chúng ta đang sử dụng hệ Excel 2010 hay 2007 và chưa thể cài đặt Excel 2013 thì phải làm như thế nào?
Trong bài viết này, Tinhocmos sẽ hướng dẫn các bạn một cách khác để thực hiện tách họ đệm và tên trong Excel, đặc biệt với phiên bản Excel 2010 hay 2007.
Các bước tách họ tên trong Excel bằng hàm LEFT và LEN
Đầu tiên, giả sử ta có bảng Excel như sau:
Bước 1: Tách “Tên” khỏi cột “Họ và tên”:
Copy toàn bộ cột “Họ và tên” sang cột “Tên” như sau:
Bước 2: Chọn toàn bộ cột “Tên” ( Cột C) sau đó ấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace
Sau khi mở hộp thoại Find and Replace lên tại ô Find what ta nhập vào *_ ( _ là dấu cách ) rồi ấn Replace All. Ta sẽ được kết quả như sau:
Bước 3: Nhập hàm theo cú pháp
Tại ô C2 ta nhập hàm: =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2)) (Thay ô màu xanh này thành ô “Họ và tên” và ô màu đỏ này thành ô “Tên” tương ứng trong file của bạn) ta sẽ được họ đệm như sau:
Bước 4: Copy công thức cho những ô còn lại
Như vậy là ta đã lấy được họ đệm cho người đâu tiên. Đối với những ô còn lại ta chỉ cần copy công thức bằng cách kéo từ ô B2 xuống là được. Các bạn có thể tham khảo hình dưới đây:
Kết luận
Như vậy, chỉ cần một vài thao tác cực đơn giản, các bạn đã có thể dễ dàng tách họ và tên trong Excel rồi phải không nào? Tuy nhiên không phải lúc nào người dùng Excel cũng nhớ được chi tiết các bước thực hiện. Vì vậy, hãy truy cập website của Tin học MOS thường xuyên để nắm được các thủ thuật xử lý dữ liệu Excel cực hay nhé.
Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Excel nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS Excel online và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!
Thông tin liên hệ
Trung tâm tin học văn phòng MOS - Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp - Đại học Ngoại Thương
Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com
Hotline: 0914 444 343
